Gestão de estoque: O que é e principais ferramentas de controle

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O mercado está avançando muito e se tornando mais competitivo, por isso, estabelecimentos que oferecem diferencias estão virando prioridade. Nessa corrida, quem conta com sistemas de gestão para otimizar e integrar totalmente a sua loja tem uma grande vantagem.

Muitos não se dão conta, mas uma boa gestão de estoque também ajuda na hora das vendas! Ela facilita a vida dos vendedores e garante sempre a presença dos melhores produtos pela loja.

Mas e você, sabe como anda sua gestão de estoque? Continue lendo esse artigo para descobrir os principais pontos da gestão e a importância dela no mercado atual.

O que é gestão de estoque?

É o processo de controle/monitoramento de mercadorias, matérias-primas e insumos. É ele que dá certeza de todos os produtos que entram e saem do estoque.

Mas não é só isso.

Nem todo mundo sabe, mas o estoque atualmente é uma das principais áreas dentro dos negócios. Com uma gestão adequada, é possível saber exatamente tudo que ocorre dentro dele em tempo integral, além de poder garantir futuros planejamentos baseados nas suas vendas.

Leia a seguir a importância de ter uma gestão de estoque eficiente e descubra os pontos positivos de controlar corretamente os seus produtos.

Importância da gestão de estoque

A maioria das empresas subestimam os efeitos positivos que uma boa gestão de estoque pode causar. Entretanto, é a partir dela que você consegue monitoramento total de seus produtos em tempo integral e controle de suas futuras ações de investimento.

Com a sua gestão em dia é possível:

  • Visualizar os itens com maior demanda da sua empresa;
  • Visualizar quais itens não devem faltar no estoque pelo grande número de vendas;
  • Evitar compras grandes de produtos que já estão no estoque e possivelmente já apresentam baixo giro;
  • Avaliar as melhores épocas do ano para investir em alguns produtos;
  • Avaliar futuras grandes compras e conseguir bons descontos com seus fornecedores previamente;
  • Gerir a matéria-prima em estoque, evitando que algo não seja produzido por falta dela ou que seja feita uma compra excessiva (levando à perda de dinheiro).

Efeitos de uma gestão ineficiente

Vamos imaginar um cenário, que tal?

João é dono de uma farmácia que, embora pequena, começou a ficar repentinamente mais popular. Mesmo sendo uma situação muito boa, ele não esperava um sucesso tão rápido e começou a se preocupar com a demanda.

Para se prevenir e poupar preocupações, João fez compras maiores e reabasteceu tudo que podia no estoque de uma vez. Ufa, agora nada poderia ficar em falta tão cedo, não é? Correto, mas e as contas?

A superestocagem repentina de novos produtos estava comprometendo seu lucro. Suas compras adiantadas não faziam sentido sem saber exatamente o que saía com mais frequência para ter preferência no pedido e quanto poderia gastar de forma segura para o negócio continuar nos trilhos.

Se João tivesse parado para analisar de verdade a situação, não teria dado aquele salto mal calculado. Concorda?

Sabemos que a situação parece difícil, mas infelizmente, assim como o João, alguns empresários também podem cometer falhas simples por conta de alguns deslizes (maiores ou menores) na hora de analisar. São as consequências de uma gestão pouco assertiva e mal monitorada.

Mas encher o estoque ainda não é a única coisa a ser driblada no dia a dia.

Para sobreviver no varejo, é importante que você esteja sempre atento a várias práticas fundamentais para manter uma boa gestão do seu estoque e acertar no crescimento sustentável do seu negócio.

Veja a seguir as principais causas de problemas no estoque para os negócios.

1. Excesso de estoque

Assim como comentamos no exemplo do João, muitas empresas ainda focam nas quantidades e esquecem que nem sempre ter muito significa lucro certo.

Por isso, entenda o seu fluxo de vendas e evite compras/superlotação de produtos que não são prioridades de venda na sua loja.

2. Falta de estoque

A falta de estoque impacta diretamente no futuro das suas vendas e a geração de lucro. A conta é bem simples: se você visita uma loja e ela não tem o que você procura, normalmente você desiste. Sem venda, sem faturamento.

Gerencie seu estoque e nunca deixe faltar produtos nele – mas respeite as quantidades (vide tópico 1. Excesso de Estoque). E dê atenção a todo o seu estoque: se alguns produtos ainda vendem (mesmo que um pouco menos do que outros com alto giro), devem ser relevantes para o seu negócio e para os seus clientes.

3. Ausência de software de gestão

A falta de uso de softwares pelas empresas também é uma constante ameaça.

Isso é principalmente comum para pequenas empresas que estão iniciando e tentando se estabilizar. Mas essa estratégia é arriscada.

Ao optar por ferramentas mais simples e antigas como as planilhas de controle, por exemplo, a empresa já começa atrás, identificando apenas a quantidade de produtos no estoque após horas diárias atualizando as planilhas. Além disso, esse ciclo manual propicia erros de anotação e dificulta a captação de informações simples como: o que está estocado e quando é a hora certar de solicitar novas mercadorias.

Basicamente, as informações nunca serão totalmente assertivas. E pensando de forma macro, um processo engessado como esse dificulta a integração da sua empresa, uma vez que o estoque fica totalmente separado dos outros processos.

4. Giro de estoque

Muitas vezes os números podem enganar. É muito comum que empresas façam grandes compras de produtos pensando no quanto podem lucrar, mas às vezes isso pode ser um grande erro.

Antes de fazer esse tipo de movimento, é essencial primeiramente analisar os produtos e verificar coisas simples como: quais saem mais, quais saem menos e as particularidades das mercadorias levantadas. Tudo isso influencia o potencial de giro da mercadoria dentro do estoque.

Aliás, algo que pode comprometer facilmente sua gestão: produtos com validade. Por isso, tenha em mente que, por mais que você venda tudo a longo prazo, você sempre dependerá da validade deles para vendê-los e fazer o estoque girar.

Ao analisar tudo isso, você encontra prioridades. O que comprar, quando comprar cada produto, e sabe exatamente o momento de estocar e colocá-los à venda em sua loja.

5. Falta de planejamento

Esse tópico sozinho contribui e justifica muito os tópicos anteriores.

O ano está cheio de datas importantes e picos diferentes de vendas de produtos. Um grande exemplo disso é a diferença do mês de dezembro, que abriga o natal, para janeiro. Por isso o planejamento com uma boa dose de análise para atender cada período diferente é fundamental.

O planejamento ajuda a enxergar quais épocas do ano tem maior potencial de venda para determinados produtos, quando e a quantidade certa de compra e que tipo de comunicação fazer aos clientes e potenciais clientes para atrai-los à loja.

Por isso, ao traçar um bom planejamento, mapeie sempre as maiores influências, como: a sazonalidade, os hábitos de consumo, o poder de compra das pessoas durante o ano, histórico de vendas nos anos anteriores e o seu capital para investimentos – para investir sem meter os pés pelas mãos.

6. Falta de identificação de itens

Por último, chegamos na parte mais esquecida na hora de fazer a gestão de estoque: a identificação dos itens.

Claro, pode parecer pouco relevante, mas faz uma enorme diferença na sua organização e tempo dentro do estoque. Principalmente quando é necessário analisar saída e entrada de produtos, afinal, você precisa ter certeza de que está olhando e analisando os indicadores do produto certo.

Para começar, sempre separe suas mercadorias por categorias. Essa classificação deve ter pelo menos 3 níveis, considerando: Departamento; Categoria; Subcategoria e, se possível, avançar até: Segmento e Subsegmento (se houver).

Usando esse padrão, nós podemos montar o exemplo abaixo:

Bebida > Sucos > Suco natural > Morango.

Além disso, é importante cadastrar o produto com informações completas em sua descrição, ressaltando suas características específicas e prestando atenção às abreviações padrão (assim o nome não fica gigante).

Veja esse exemplo:

SUCO DEL VALE KAPO MORANGO 200 ML

A descrição foi montada seguindo esse padrão:

  • SUCO = tipo de produto;
  • DEL VALE KAPO = marca do produto
  • MORANGO = particularidade que diferencia o produto em sua categoria;
  • 200 ML = peso do produto (a unidade de medida pode mudar).

Dependendo do tipo de produto, o peso pode ser substituído pela quantidade.

Veja esse exemplo:

ESC DENTE COLGATE CLASSIC CLEAN 3 UN

A descrição foi montada seguindo esse padrão:

  • ESC DENTE = tipo de produto (escovas de dentes);
  • COLGATE = marca do produto
  • CLASSIC CLEAN = particularidade que diferencia o produto em sua categoria;
  • 3 UN = quantidade (ali representa um conjunto de escovas).

Ao fazer essa divisão na identificação dos produtos, você sabe exatamente de que mercadoria está falando e entende as preferências das pessoas em relação a elas. Isso é essencial para analisar seu giro de produtos e prever o volume de demandas.

Ah, e claro, sempre registre códigos e descrições únicas. Felizmente, sistemas de gestão já são programados para não permitir duplicidade de códigos automaticamente, mas em relação às descrições, é sempre importante consultar os cadastros antes de duplicar algo acidentalmente.

Agora que aprendemos os efeitos que uma gestão ineficiente pode causar, vamos apresentar algumas ferramentas e métodos de controle de gestão que irão te ajudar a escolher a melhor solução nesse processo de gerenciamento.

Métodos e ferramentas de controle de estoque

1. PEPS

A sigla PEPS, significa “Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair”. Atualmente é um método bastante utilizado pelas empresas e tem como foco a valorização do seu estoque.

Seu princípio é priorizar a venda de todas as mercadorias mais antigas. Ou seja, o que chega antes no depósito deve ser vendido primeiro, e o que chega por último deve sair por último. Tudo acontece de uma forma muito sistemática e precisa.

Esse método é muito útil para o controle de validade dos produtos. Assim a empresa não precisa jogar mercadorias fora e potencializa sua lucratividade.

2. Curva ABC

O método ABC é bastante utilizado para gestão de estoque de produtos e de matéria-prima. Ela classifica as informações dos seus produtos para que eles sejam separados por nível de importância e impacto (A, B e C), sendo assim:

  • Classe A: produtos com maior importância, valor ou quantidade do seu estoque. Essa classe corresponde a apenas 20% do seu estoque. Essa categoria geralmente abriga itens com demanda de até 65% em determinado período.
  • Classe B: produtos com importância, valor ou quantidade média do seu estoque. Essa classe é responsável por 30% do seu estoque, sendo composta por itens com demanda de até 25% em determinado período.
  • Classe C: produtos com menor importância, valor ou quantidade do seu estoque. Aqui encontram-se 50% dos produtos, havendo itens com demanda de até 10% em determinado período

Ele ajuda a examinar a quantidade de produtos no estoque e fazer uma análise do impacto que eles têm no seu orçamento e lucro – ou seja, a quanto você vende cada produto.

3. Planilha de controle de estoque

As planilhas de controle de estoque ainda são bem populares – já que são simples e baratas, mas isso não significa que sejam melhores. Embora pareçam muito atrativas, de certa forma, as planilhas tornam controle da empresa mais complexo e podem limitar cálculos e projeções mais detalhadas.

Considerando sua natureza simplificada, uma planilha é somente aplicável para empresas de pequeno porte, e mesmo assim não são garantia de sucesso porque envolvem vários riscos.

Veja alguns dos problemas mais comuns ocasionados por uso de planilhas:

  • Erros de anotação. Como a planilha pode ser usada por várias pessoas e existem poucos mecanismos de controle e validação dentro dela, erros de digitação e quebra de padronização podem passar despercebidos.
  • Erros de cálculo. Normalmente as planilhas são abertas para modificação e poucos espaços são protegidos contra alterações. Por isso, é possível que informações que impactam diretamente na fórmula sofram alterações involuntárias, resultando em cálculos errados.
  • Mais trabalho manual e tempo. Embora existam fórmulas para simplificar as atualizações, uma planilha ainda não se compara a um sistema. Boa parte das coisas dentro dela ainda exigem grande esforço manual, além de tempo e atenção redobrada.
  • Falta de integração com o resto da empresa, podendo gerar inconsistências entre as vendas, cadastros de produtos, estoque, compras e etc.
  • Falta de controle das movimentações de produtos no estoque (o que foi recebido, onde está armazenado, quando foi para a loja, etc.).

4. Software de gestão

Os softwares de gestão de estoque são mais seguros e eficientes para o dia a dia de qualquer negócio – do menor ao maior, não importa.

Com um sistema de gestão você garante mais desempenho para a empresa, com agilidade e recursos automatizados.

Veja algumas das vantagens de utilizar um sistema de gestão:

  • Conhecimento de todos os itens que entram e saem diariamente do estoque e de localizações de estoque.
  • Conhecimento exato da quantidade de produtos que existem em estoque e todas as suas particularidades (categorias, marcas, modelos, cores).
  • Mais exatidão em relação aos valores apresentados nos cálculos e valores de produtos.
  • Otimização da divisão de tarefas e melhor aproveitamento dos funcionários.
  • Análise do giro de produtos, permitindo a criação de estratégias para lucrar em cima disso.
  • Cadastro único de todos os produtos e garantia de maior precisão nas buscas.

Encare a jornada com mais possibilidades

E aí, conseguiu ter uma ideia completa de como se encontra a sua gestão? Esperamos que esse conteúdo tenha te ajudado!

Quer saber mais sobre gestão de estoque? Confira nosso artigo sobre como evitar prejuízos com produtos vencidos e amplie seus conhecimentos para fazer seu negócio crescer ainda mais.

Até a próxima!