Evite problemas! Saiba os riscos de não emitir notas fiscais

Abrir e manter um negócio pode ser um sonho que se realiza para muitos empreendedores, mas quando se trata de administrar tudo e lidar com as famosas notas fiscais eletrônicas, um ponto de interrogação surge.

Mesmo querendo se manter regular, entender sobre a fiscalização ainda pode ser bastante difícil e às vezes a falta de conhecimento da sua importância ou a visão de que é um processo descartável e burocrático também a deixa em segundo plano.

Infelizmente, trabalhar sem emitir nota fiscal ou fazer esse processo sem atenção pode ser um tiro no pé. Você sabe quais riscos as empresas correm nessa situação? Aprenda um pouco mais sobre nota fiscal eletrônica e por que ela deve ser emitida.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento fiscal criado para facilitar o registro e a regularização das operações de venda pelo Brasil. Além disso, ela também gera maior controle à fiscalização, que fica por dentro da situação das empresas em relação aos impostos e pode verificar se eles estão sendo recolhidos devidamente.

Ela é obrigatória para várias empresas, mas para saber exatamente como o seu negócio se enquadra nessa categoria, e sob quais condições, é necessário consultar primeiro um contador.

Existem alguns tipos de notas fiscais, que devem ser usadas dependendo do tipo de operação executada – voltadas a consumidor, produtos, serviços, importações, entre outros. Os formatos mais conhecidos são: NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica) e NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica).

Quais os riscos de não emitir nota fiscal?

Por ser tão importante para o controle fiscal do país, a nota deve ser emitida adequadamente. A ausência da emissão do documento fiscal eletrônico ou problemas a partir da emissão podem trazer alguns riscos e penalidades ao negócio. Saiba quais:

Situação ilegal e multas

Se um estabelecimento que é obrigado a emitir nota fiscal deixa de emiti-la ou adultera qualquer tipo de informação, ele está trabalhando de forma ilegal, porque não está declarando seus tributos da forma correta. Isso se chama sonegação fiscal. A penalidade é variável, mas pode conferir prejuízos bastante elevados ao negócio.

É importante ressaltar: desde que o formato de fiscalização passou a se concentrar nas notas fiscais eletrônicas, as multas também passaram a ser aplicadas a quem insiste em emitir apenas notas fiscais de papel. Nesse caso, o próprio destinatário da operação também é multado com uma porcentagem. Lembre-se: a Receita Federal reconhece e valida o formato eletrônico.

E não adianta simplesmente emitir por emitir. As multas valem também para empresas que emitem as notas, mas cometem erros. Pular a ordem de numeração padrão na geração da nota, deixar de cancelar uma nota após o prazo de 24 horas, e apresentar divergências entre os dados da nota eletrônica e do DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica – versão impressa simplificada da nota eletrônica) são alguns dos casos mais comuns.

Inclusive, empresas (fornecedor e comprador) que não guardam o arquivo XML (registro da NF-e em si) – ou pelo menos o DANFE no caso do comprador –, pelo tempo definido na legislação também estão sujeitas a multas, já que ele deve ser apresentado à Receita Federal quando solicitado.

Falta de confiança do consumidor e garantias

A nota é o documento que oficializa a compra de um produto e, nesse caso, é ela que também comprova o direito à garantia e por quanto tempo ela é válida. Sem a nota fiscal, o consumidor não tem nada que justifique uma troca ou conserto da mercadoria com defeito, por exemplo. Pode gerar insatisfação, recomendações ruins e má reputação à loja.

Ah, e não basta apenas emitir a nota nesse caso! É obrigação da empresa entregar a nota fiscal ao cliente. Se não o fizer, volta a estar suscetível a multas.

Benefícios de emitir nota fiscal

Muitos empreendedores realmente se assustam com a quantidade de obrigações que precisam cumprir e as restrições que devem se atentar, mas a implantação da nota fiscal eletrônica também trouxe alguns benefícios. Aqui destacamos alguns deles:

  • Mais confiabilidade para quem emite e para o consumidor;
  • Redução de gastos com papel para impressão e ganho de espaço de armazenamento de documentos;
  • Rapidez no acesso às informações;
  • Facilitação do processo de gestão e prestação de contas.

O que é preciso para emitir nota fiscal?

Agora que você já sabe vários detalhes, vamos entender como uma empresa como pode começar a emitir as tais notas fiscais eletrônicas. De forma geral, o empreendedor precisa estar atento a alguns aspectos simples:

  • Consultar o contador para saber em que regime tributário atua e o tipo de nota que deve ser emitida;
  • Obter um certificado digital, que validará e autenticará todas as operações registradas no arquivo da NF-e;
  • Credenciar a empresa para a emissão de notas junto à Sefaz do seu estado.

A partir daí entra o processo de emissão. Para isso, a automatização é o melhor caminho, e já existem soluções desenvolvidas especialmente para emissão de notas fiscais eletrônicas como o MegaNF-e. Ele facilita o envio e recebimento das notas emitidas, centralizando a gestão e reduzindo a chance de erros acontecerem.

Pronto! Agora você já tem noção do que é a nota fiscal eletrônica e a importância dela para o bem-estar de muitos negócios. O ideal mesmo é ficar atento às obrigatoriedades para ter uma jornada cada vez mais próspera :)

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