ETAPA 1 - A escolha do responsável

Eleger um responsável para planejar e elaborar o plano de automação se constitui na segunda chave do sucesso. Pode ser um sócio, um gerente ou o responsável pela área de informática. O elegido deve ter como característica principal a capacidade de agregação, ser um motivador, disposição para superar adversidades, capacidade e interesse em aprender tudo sobre informática e automação comercial, comprometimento com o sucesso do empreendimento e tempo disponível. Enganam-se aqueles que elegem exclusivamente profissionais de informática para liderar este projeto. O conhecimento de informática é secundário na elaboração de um plano de sucesso, isso pode ser suprido com consultores externos, com parceiros especializados e se constitui numa das etapas do plano. Fundamental são as características já citadas e indispensável é o conhecimento do negócio e a capacidade de enumerar as necessidades e particularidades.

ETAPA 2 - Identificar necessidade e particularidades

Documentar as atividades de cada um dos setores, enumerando cada fase de trabalho de seu estabelecimento é peça valiosa na identificação das necessidades de informação e automação. Faça esse trabalho de maneira setorizada, documentando as atividades do setor administrativo, financeiro, compras, estoque, frente de loja, etc. Aproveite para rever conceitos, é uma oportunidade única para reavaliar processos, concentração de responsabilidades e reciclagem de profissionais. Vá enumerando os principais problemas como falhas de controle, demora no atendimento ao cliente, procedimentos excessivamente demorados, falhas no fluxo da informação, retrabalhos, etc. Enumere as particularidades do seu negócio.
Uma vez identificados os principais problemas do seu negócio, automaticamente você já estará enumerando suas principais necessidades.
Concluído a fase de levantamento, você deve estabelecer um plano de ação identificando a porta de entrada do sistema de automação. Você pode começar com aquelas atividades que sejam mais simples de automatizar e que lhe trarão resultados mais rapidamente, ou você pode começar com as atividades que são mais críticas e estejam sendo realizadas de forma precária, eventualmente mais complexas de serem automatizadas e, por conseguinte, lhe trarão resultados num horizonte mais longo do tempo.

ETAPA 3 - Buscar informações

Já citamos no início que ninguém melhor que você para entender de seu negócio e, se você não entende nada de automação, isso não é problema, afinal de contas não é o seu negócio. Então procure informação sobre processos de automação bem sucedidos, busque saber detalhes sobre a implantação, suas dificuldades e benefícios. Visite estabelecimentos que já estejam informatizados. Existem eventos e livros especializados sobre o assunto. Consultores e softwares-houses especializadas em automação comercial também poderão auxiliá-lo neste processo.

ETAPA 4 - Escolher o parceiro

Concluídos os trabalhos de levantamento das atividades de seu negócio, identificados os problemas e as necessidades, estabelecidas as metas no plano de ação e de posse dos conhecimentos sobre automação comercial, suas dificuldades e seus benefícios, é hora de escolher seu parceiro para implantação da solução.
O mercado lhe oferece inúmeras alternativas como consultores, software-houses, revendedores especializados em automação comercial que podem lhe oferecer soluções completas de software e equipamentos.
Não priorize o critério de preço para a sua escolha. Procure referências do fornecedor, visite clientes que já utilizaram os serviços deste fornecedor e que tiveram sucesso na implantação. Identifique a experiência deste fornecedor em soluções de automação comercial, avalie a qualidade de seu suporte técnico e a qualidade dos treinamentos oferecidos. Todos estes quesitos são mais importantes que o preço.

ETAPA 5 - Elaboração do cronograma

Uma vez escolhido o parceiro para implantação, elabore em conjunto com ele um cronograma físico e financeiro detalhado de todo o processo de implantação do sistema de automação comercial. A elaboração detalhada do cronograma permitirá a visualização de alternativas no processo de implantação e apontar início, meio e fim. A maioria dos sistemas, atualmente, pode ser implantada em módulos, opção que pode se tornar extremamente interessante sob o aspecto financeiro. Você pode optar por traçar um cronograma adequado à sua capacidade de investir recursos próprios num determinado horizonte de tempo, ou você pode optar por recorrer ao financiamento do projeto por terceiros como leasing e empréstimos bancários. Avalie cuidadosamente cada uma das alternativas, faça as simulações econômico-financeiras necessárias a não inviabilização do projeto antes de sua conclusão. Analise prós e contras e compare o fluxo financeiro às suas necessidade de controle. Não transforme os valores dispendidos no processo em despesas, encare os valores como investimento no seu negócio, projetando os benefícios num horizonte de tempo aceitável para a amortização deste investimento.

ETAPA 6 - Escolher primeiro o software e depois o equipamento.

Comumente processos de automação comercial se tornam economicamente inviáveis, ou pior, apresentam total insucesso porque o processo começa pela escolha dos equipamentos.
Uma vez identificadas as necessidades, você tem toda a condição de identificar o que espera do sistema de automação comercial, uma vez identificado o sistema que se encaixa em suas necessidades, os equipamentos podem ser dimensionados na medida para exercer adequadamente a função exigida pelo sistema. Lembre-se que o sistema escolhido deve ter a finalidade básica de resolver os seus problemas.
Nesta etapa você tem várias alternativas. O sistema pode ser desenvolvido especialmente para sua empresa, ou com equipe própria ou por terceiros. Esta alternativa invariavelmente apresenta resultados num horizonte maior de tempo e é obtida com custos mais elevados, em contrapartida você terá um sistema desenvolvido sob medida para sua empresa para atender todas às suas necessidades.
Outra alternativa é a aquisição de sistemas prontos no mercado, conhecidos como pacotes, que estão prontos para o uso. É uma alternativa interessante sob o aspecto financeiro, pois geralmente seus custos são consideravelmente inferiores e o tempo de implantação é muito mais curto, permitindo o usufruto dos benefícios num horizonte menor de tempo. O mercado oferece sistema modulares, que atenderão todos os setores do seu negócio e a maioria dos fornecedores oferecem serviços de personalização para realizar adaptações dos programas às peculiaridades de seu negócio.
Na escolha da melhor solução de sistema lembre-se que seu negócio deve evoluir, portanto o sistema deve comportar este crescimento.

ETAPA 7 - Escolher os equipamentos

Os equipamentos devem ter como requisito básico o atendimento adequado às necessidades exigidas pelo sistema definido. Mais uma vez o quesito preço não deve ser a primeira premissa de compra.
Escolha equipamentos de tecnologia atual, verifique os serviços de assistência técnica oferecidos pelo revendedor e pelo fabricante, avalie os períodos de garantia. Compare o custo/benefício de cada um deles, uma impressora fiscal pode ser mais cara que outra, mas sua velocidade de impressão dará fluidez no seu caixa, por exemplo. Um teclado pode ter um preço maior, mas ele é protegido contra líquidos e pó, o que pode lhe dar uma vida útil muito maior se considerado as condições adversas de operação de uma frente de caixas.
Não hesite em substituir equipamentos que eventualmente você já tenha, um equipamento mal dimensionado pode comprometer completamente o sucesso de um sistema, além de ser um desmotivador de uso se ele apresentar lentidão nos processamentos. Igualmente não adquira equipamentos superdimensionados,
configurados acima das necessidades exigidas pelo sistema, você estará investindo recursos que dificilmente serão recuperados.
Do mesmo modo como na etapa anterior, lembre-se que seu negócio deve evoluir, portanto os equipamentos devem estar projetados para atender este crescimento.

ETAPA 8 - Preparando a instalação

Uma vez escolhido o sistema e definidos os equipamentos, inicia-se a etapa de preparação da instalação. Nesta etapa é fundamental o trabalho de parceria entre o responsável pelo projeto, o profissional ou empresa selecionada para auxiliá-lo, o pessoal do sistema e o fornecedor dos equipamentos. Todos devem confiar entre si mutuamente para que o planejamento até aqui efetuado seja posto em prática de forma objetiva e coordenada.
As etapas do cronograma devem ser seguidas, uma a uma, sem atropelos. O cronograma já deve ter definido as datas em que cada etapa deverá estar disponível, portanto não saia comprando todos os equipamentos de uma única vez, faça isto de acordo com o cronograma e dentro de seu planejamento financeiro, observe as prioridades e a sua capacidade de investimento.

ETAPA 9 - As reformas na loja

Provavelmente você terá que realizar algumas reformas em sua loja, para permitir a instalação dos equipamentos, adequação da rede elétrica, acomodação da rede lógica, e pode haver a necessidade de mudanças na disposição dos caixas, das gôndolas, etc. Aproveite este momento para reavaliar todo o layout de sua loja, pensando no crescimento e no incremento de suas atividades, planeje todas as reformas de uma vez e as execute dentro de um cronograma financeiro aceitável, sem comprometer os prazos de todo o projeto. Faça isso com calma e de maneira bem pensada.

ETAPA 10 - O treinamento

Até aqui você cumpriu etapas importantes, já sabe qual o sistema que vai se transformar em sua ferramenta de gestão, já definiu os equipamentos, já preparou o layout da loja para receber as novidades, já possui em mãos um cronograma de investimentos e sabe exatamente em que momento precisa dispor de recursos financeiros, mas falta uma etapa primordial, que também deve ser encarada como investimento, mesmo consistindo-se em dispêndios subjetivos do mais precioso de nossos bens, o tempo. De nada adianta investir em sistemas, equipamentos e contratação de boas consultorias, é necessário preparar seu pessoal na operação destes sistemas, portanto, comprometa parte de seu orçamento para o treinamento de seus funcionários, disponibilize a eles o tempo necessário a absorverem as novidades e prepare-os para a nova fase em que seu negócio vai ingressar. Faça isso coordenadamente com o pessoal de sistemas, de maneiras a obter um cronograma de treinamento apropriado às necessidades do sistema, e que cada etapa de treinamento ocorra o mais próximo possível da efetiva implantação do módulo treinado. Não disponibilize todo o treinamento de uma única vez, pois é absolutamente improdutivo treinar o funcionário numa determinada tarefa que vai demorar muito a ser implantada, pois quando ocorrer a implantação o treinamento já foi esquecido.

ETAPA 11 - Tarefas preliminares

Antes de começar a usufruir as etapas até aqui cumpridas, você ainda tem uma tarefa árdua pela frente, e nela, você vai precisar mais uma vez de muita sintonia entre todos os envolvidos no projeto. Devem ser realizadas algumas tarefas preparatórias para que o sistema entre efetivamente em operação. Será necessário instalar os sistemas nos equipamentos adquiridos, configurá-lo e parametrizá-lo para as suas necessidades, instalar o banco de dados,etc, são etapas a serem cumpridas pelo pessoal de sistemas com o apoio dos demais profissionais. São ainda necessários as etapas de levantamento e cadastro dos produtos que formam o seu mix de vendas, o estabelecimento de uma metodologia de codificação de produtos, identificação dos códigos de barras utilizados, cadastro de fornecedores, clientes, departamentos, setores entre outros. Para tanto, defina funcionários responsáveis para cada uma das tarefas, disponibilize-lhes o tempo para realização das atividades com perfeição, e no cumprimento de cada uma das etapas realize conferências e checagens para identificar eventuais faltas ou incorreções.

ETAPA 12 - O teste piloto

Concluídas as etapas de configuração e cadastro, efetue um teste piloto do sistema como um todo, execute ficticiamente todas as rotinas a serem informatizadas no sistema e tente identificar o grau de aderência de todo o trabalho até aqui realizado. Identifique se o sistema efetivamente atende às suas necessidades, ou se existem pontos que precisam ser reparametrizados ou corrigidos. Aproveite esta etapa para consolidar o treinamento, identificando eventuais falhas ou deficiências que precisam ser supridas. Confira os cadastros, especialmente o de produtos, certificando-se que todos os produtos de sua loja estejam cadastrados com os preços e situações tributárias corretas.
Cumpra esta etapa com esmerada atenção, pois dela depende o sucesso e a consolidação de todo o trabalho até aqui realizado.

ETAPA 13 - O início do uso

É chegada a hora de colher os primeiros frutos de todo o trabalho já efetuado, vamos colocar o sistema em operação.
Comece pela frente dos caixas, é o ponto onde você pode começar a colher os frutos mais rapidamente, na medida em que você passa a oferecer maior fluidez em seus caixas, apresenta um novo visual de sua loja, reduz as possibilidades de erros nas vendas. Atividades como o registro da venda, emissão de cupom fiscal, preenchimento e liberação de cheques, recebimentos de cartão de crédito/débito, concessão de crédito, troca e devoluções, preços e condições de pagamento serão realizadas pelos operadores de caixa com muito maior segurança e sem perda de tempo. Todas estas atividades já estarão alimentando o seu sistema de retaguarda, então informações como produtos mais vendidos, horários de maior movimentação, clientes que mais compram, margem de comercialização, registro de cheques, parcelas de crediário já estarão disponíveis para consultas, mesmo você não controlando ainda seus estoques ou seu departamento de compras. Seu caixa começa a fechar com maior segurança e rapidez, reduzindo perdas, e, principalmente, seus clientes estarão sendo mais bem atendidos, gerando-se um impacto positivo que se transforma num incremento de vendas.

ETAPA 14 - Retaguarda, uma etapa por vez.

Consolidada a implantação da frente de loja, centre suas atenções na automação da retaguarda. Comece pelos módulos mais críticos : estoque, compras, contas a pagar, contas a receber e fluxo de caixa. Mas, fundamentalmente, inicie e conclua uma etapa por vez. É importante concluir e resolver os problemas de cada área antes de passar a área seguinte, evitando-se o acúmulo de problemas sem solução que no final transformarão seu sistema num amontoado de informações sem confiabilidade. Lembre-se que você estará operando com um sistema de informações integradas, então uma informação que entrou errada numa fase vai se refletir ao longo de todas as etapas de controle do sistema.

ETAPA 15 - A continuidade

Concluídas todas as etapas, não dispense nem desmonte as parcerias até aqui montadas, mantenha a relação de parceria com os profissionais externos que lhe auxiliaram no processo. O processo de acompanhamento, assistência técnica, manutenção e atualização de sistema devem estar previstos em contrato.
Internamente, promova baterias de reciclagem entre seus funcionários, estimule constantemente a sugestão de melhorias nos sistemas e nos processos. Lembre-se, os sistemas de seu concorrente estão constantemente evoluindo, você não pode ficar parado, senão o ponto de equilíbrio competitivo que você conseguiu até aqui tende a ser-lhe novamente desfavorável.

ETAPA 16 - A segurança

Você vai notar que com a implantação de cada uma das etapas, sua empresa fica cada vez mais apoiada nas informações disponibilizadas pelo sistema, isto é, a expressão utilizada no início deste trabalho “trocar a alma de seu negócio”. Não poupe recursos nos mecanismos que podem garantir a continuidade dos seus trabalhos em casos de sinistros graves com seus equipamentos. Lembre-se que computadores são máquinas como seu carro, sua televisão, eles podem quebrar. Então é fundamental possuir equipamentos e rotinas seguras para a realização de cópias de segurança (backups) dos dados do sistema. Assim caso seu computador quebre, você pode substituí-lo e inserir a cópia de segurança para continuar operando normalmente.
Adicionalmente, outros itens neste sentido são importantes, como aquisição de dispositivos de no-break, que protegem seus equipamentos contra quedas de tensão da energia elétrica e permitem a operação por algum tempo sem o risco de danos aos dados e equipamentos. Software de antivírus também são necessários para impedir que seu computador seja invadido por vírus que possam danificar dados e equipamentos. Audite estes processos rotineiramente, preferencialmente por um profissional externo que não terá comprometimentos, enfim, garanta a continuidade e o usufruto constante dos investimentos realizados para automatizar o seu negócio.